Author: Exson Qu

应收账款
概述
此系统的主要功能是追踪用本币和外币表示的顾客欠款数量。它显示每张发票，帐户余额，并且包括组成帐户余额的细节－－余额结转下期－－它是一个“开放项目”的系统。 当从顾客那里收到货款被输入并且分配给相关发票时，汇率差异被计算出来并且过帐到总分类账－－这只是整合至总分类账的功能被设定为可用时才可以做到。可以通过公司参数页中的系统设置来设定。
特点

· 逾期查询考虑到了顾客分公司的交付天数，适用于顾客的实际条款，提供实际过期发票的细节的查询。

· 顾客帐户的全屏查询，附有发票细节和出现在发票上的描述。收到付款查询会显示货款如何被分配到发票以及每张发票的汇率差异。

· 与库存记录和总分类帐完全整合－－维护了每笔交易的完整日记账跟踪--从顾客查询页可以深入查询到顾客帐户的每笔交易记录的总分类账。

· 追踪项目--维护未结余额的全面分析并且打印到报表里以给顾客提供最多信息。

· 灵活的用户定义的销售分析报告（PDF或者电子表格形式的csv-逗号分割值)

· 回溯性－－回收或者重新分配对应费用的收款或者红字发票，附带重新计算汇率差异和相关的总分类帐日记账。

· 任何数量的分公司－－根据不同的销售人员，不同的税务机关和不同的地域，可以增加付运地址，以支持销售分析。

输入新顾客
从菜单应收账款-->点击“增加新顾客” “Add a New Customer”. 顾客记录是实际的收费帐户，每个顾客帐户都可以定义任意数量的分公司。每个顾客必须定义至少一个分公司。分公司的细节记录了当地的信息包括：付运地址，税收机关，销售地域和销售员。
顾客代码

这个字段被用作顾客的唯一识别码，它短小 （最多十个字符--字母或者数字)。这便于快速查找顾客和保持数据库最小化。
注意：顾客代码可以回溯性修改，但是由于它要求系统大规模地更新库存变化交易，销售分析记录和销售订单。它可能导致系统资源枯竭。另一个选择是通过工具Z_index.php来修改顾客代码－－必须作为一个手动的URL输入并且只是系统管理员才可以操作。这种改变只是在没有其他人使用系统时方可进行。
顾客名称
顾客的名字广泛地应用于查询和出现在发票和报表里，它与键入时的名字保持一致（查询是独立的案例).适当的大写和建议使用顾客的全名。名字最长为40个字符。
地址栏 1，2，3，4
这是发票和结算单投递的地址。适用时可以输入邮局的邮箱。这个字段允许最长40个字符并且是可选择的。如果没有填写，发票会不显示顾客的地址，而这对某税务机关如GST或者VAT而言是无效发票。

货币
这是一个强制字段，识别出顾客的发票中使用何种货币。所有出给这个顾客的发票中会使用这种货币，并且汇率会在货币主文件中设定－－可从总分类账模块得到（目前版本3.0以后，均在设置模块中设定）。货币汇率需要至少每月维护一次。

注意：交易中记录的汇率不是货币。如果顾客改变了发票指定的货币，是允许分配一种新货币的收据对应相关的发票的(发票对应旧货币), 这种情况下，系统会计算出巨大的汇率差异。注意：由于没有错误检查，所以一定要小心。如果这种事情发生了，要保证原始出具的发票与新发票的一致性－－新旧货币的交叉汇率会提供一个与旧货币等值数量来输入和分配。
发票折扣
对顾客可以设定一个一般水平的折扣适用于所有的销售。默认的百分比被用到所有开给顾客的发票。在开发票的时候，折扣率可以手动更改，系统会依此计算折扣。开票时使用的折扣百分比不能被保留作为将来折扣的默认值，除非顾客的详细信息被修改了。这个字段的检查是保证百分比小于100%并且大于或者等于零。
这个功能目前还没有被用到。
提示付款折扣
顾客可以设定为单独提示付款折扣百分比。这个字段只是备忘录性质，并且当顾客的收据被输入时显示在屏幕上。如果付款及时，可以计算折扣并且与收款一起输入。
顾客自（开始成为顾客的日期）
默认值是现在的日期。这个字段只是杂某些报告中用到，它可以用来限制某些顾客的显示，也用作信用记录查询。系统在这个在这个字段仅接受日期输入。这个日期可以在任何时间更改。这个字段没有错误检查。
付款条件
提供选择框显示预先定义的付款条件。需要时，可以从菜单-->设置创建新的付款条件。这个条件用来确定一个帐户是否已经过期以及将条款打印到发票和结算单上。
顾客变更付款条件没有任何限制。下个结算清单和发票会显示新的条款。系统只是依据新条款确定发票是否过期，交易本身不会保存条款记录。
信用状况或分级
这个字段可以查询并且也有按钮来创建新信用状态种类。对一个顾客，可以定义信用状态来停止任何新的发票或者订单，而不管他的信用限度如何。
顾客的信用状况可以在任何时间更改。
注意：这个不会显示在任何顾客可以见到的发票，信用证或者结算单据上。
信用限度
这是一个必须字段接受任何正值。目前这个项目仅作备忘录用途。
发票地址
这个字段是一个有两种选择的标识：

· 在发票上出具总部的邮寄地址。这是从顾客记录中得到的邮寄地址。属于默认选择。

· 在发票上出具分公司的邮寄地址。这个地址的发票向顾客的分公司收费，有些顾客希望在送发票到总部要求支付时，先得到分公司的授权。输入的分公司的邮寄地址会用来打印发票。

输入顾客分公司
仅仅输入顾客的代码本身并不足以输入顾客的订单。所有的顾客必须至少有一个分公司。分公司的记录包括付运地址，销售地域，税收代码和销售代表以及区域信息等等。新的分公司可以在任何时间设定。第一步永远是选择顾客，然后从顾客菜单增加/编辑/删除顾客的分支记录。没有限定可以对应于一个收款帐户(顾客记录)的分公司的数目.然而，不同顾客的分公司不能互相交易。每个顾客只能打印一张结算清单，但是每张发票都会写上它所付运到的分公司。
分公司的名称
分公司的名称最长可以40个字符。包装单上会写分公司的名字来决定付运地点。销售订单的输入查询也会用到，因为订单会写上对应的分公司。通过查找选择分公司，顾客的代码和分支代码会返回系统以处理相关的订单。
分支代码
分支代码被储存在交易中。可以最多10个字符并且需要唯一用来识别分公司。同一顾客不能有同样的代码。分支代码(和其他的)不能包含空格，逗号，&或者－。系统会检查确保不会新的代码包含这些字符。然而，如果数据是导入的，必须改变违反这些规则的代码。
分支代码不能回溯性修改。他们存在于数据库的大量表格中－－销售分析，订单，DebtorTrans和CusTrans和这些表中需要修改的所有数据。
分公司的联系/电话/传真/地址
分支联络是分公司采购经理人的名字，货物和查询都会寄给他。可能创建一个总部分公司来确认联络人的名字，以备帐户查询。不会向这个分公司开发票也没有关系。
地址是向分公司发货的实际地址。为是货物发送到希望的目的地，进可能多的细节需要输入这里。
销售员
有个可选框以输入那个销售人员服务于这个顾客。
从 。。。库存提货
通过设定偏好的库存地点，可以让离分公司近的仓库与该分公司联系在一起。这个会影响与默认的库存地点不同的销售订单的输入。这个在订单输入时可以被覆写。
交付天数
目前没有用到
电话/传真/Email
这些是与分公司联系的细节
税务机关
分公司的税务机关决定当地在发票和收税时间的税务计算
税务机构是收税的机关。不同的国家有不同的税务机构，美国是不同的州有不同的税务机构。销售税在纽约是10%,而销往Michigan的顾客会对不同的税务机关而言，征收不同的税率。
税务机关的因素相对于顾客的分公司在哪里，谁接受了这些货物。
税务机关在另一张表中维护(可以设置菜单得到）适用于发票和信用的税率以及总分类帐中的税务都在分公司的Tax Authority(税务机关)设置以及在项目(库存)主表中指定适用的税率。
选择框允许为选择的分公司指定适当的税收机关。
不允许交易
这个标志－－无论是可用或者不可用－－允许或者不允许向这个分公司发放新订单。如果这里设置为不可用，那么相应的分公司在输入订单是就不会显示在查询里面了。

默认的运输公司
选择框允许选择运往该分公司的在成本服务方面效能最高的运输公司。这个字段的输入作为今后销售订单的默认值。如果它在订单输入阶段被变更，覆写的输入成为这个字段的新输入。
邮寄地址１，２，３和４

这是分公司的邮寄地址。这里没有查验确保此项目被输入。这个唯一用到的地方就是如果顾客记录要求发票或者信用以这个分公司为投递地址。

修改顾客细节
顾客的细节可以在任何时间更改。任何的变更回对未来的交易生效。首先在所有的页面都可以选择顾客，然后选择变更顾客细节Modify Customer Details.
注意点：

· 顾客的代码可以回溯性地变更，可通过使用工具menuZ_index.php--这个只能在所有其他用户都离开系统时使用。

· 变更了付款条件会立即对过期分析产生影响因为它在每次运行或者产生结算单的时候都会重新计算。

变更顾客的货币要注意，由于汇率是根据每笔交易记录的。对于一种货币以不同的汇率分配会导致汇兑差异。系统将不能在交易的水平区别是用什么货币，只有对应于营业货币的汇率。

承运人

这个表只是用作参考，记录运输的方式，发票的付运据此生效。承运商的名字用作查询，并且代码是系统维护的柜台，存在数据库里，对应使用的运输公司。承运凭证记录可以对应于交易储存在参考栏里。用这种方法，可以维护一整套的运输证据。
运 输费用可以自动计算，并且结果自动加到发票中去。计算出最低成本的承运商并且根据排序修改。本系统要求为每个承运商主动维护运输费用表。承运上费用表显示 每千克，每立方米，到目的城市的成本。需要大量的数据。要让系统计算运费，要求每个部品有定义的体积和重量，从这里订单的总的重量和体积就可以决定，以用 于运费计算。
如果成本计算要在订单输入阶段完成，数据必须输入。并且config.php的选项要为可用--参考config.php部 分。最低成本承运商被计算出来，并且按照顺序修改。本系统要求为每个承运商主动维护运输费用表。承运上费用表显示每千克，每立方米，到目的城市的成本。需 要大量的数据。要让系统计算运费，要求每个部品有定义的体积和重量，从这里订单的总的重量和体积就可以决定，以用于运费计算。